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手書きTo Do リストを活用しよう!

2009.06.12(11:47) 25

今日は仕事の方法をテーマにしたいと思います。

皆さんご存知のTo Do リストについてお話をします。
知らない方のため、念のために説明しますと、やるべき仕事を箇条書きにして、リストにしたものです。
私は、リスト各行の左端に □ このマークをおいて、終えると□にチェックをしていました。
リスト各行の右端には、期限を書く欄を作っていました。イメージとしては、次のようになります。



 □    今日すべき仕事(具体的に、一つずつ書く)       期限(何月何日まで)


このTo Do リストのコツは、手書きをすることです。
パソコンでリストを作る方もおられるでしょうが、私は手書きをお薦めします。
手書きのほうが、なぜか考えが整理されるのでお薦めです。

さて、To Do リストをどのように使用するか、その流れを説明します。

まず、A4の紙に、エクセルで表を作り、枠を作ってください。
その紙をクリップボードのような板に挟んでおくと使いやすいです。

そこにやらなければならない仕事を思いつくまま手書きをします。
ここでは優先順位を考えなくていいです。

次に、書き出した仕事の期限を右の欄に書いてください。
作業を書き出しながら、おそらく重要な仕事、優先順位の高い仕事が見えてきたと思います。
優先順位の高い仕事は、好きな色でしるしを付けておきましょう(ピンク、オレンジなど)。

リストは仕事中も時折ながめてください。忘れていた仕事など思い出せるはずです。
また、新しい仕事が入り次第、リストに記入してくださいね。

できれば退社する前に、リストを眺めて、明日以降すべき仕事を整理します。
そして、朝は仕事をする前に必ずリストを見て、今日すべき仕事を再確認するのです。

私は部下に必ずTo Do リストを書かせていました。
そして、部下からは、朝のミーティングでリストに基づいて予定を発表させていました。

これによって、上司と部下は、仕事の情報共有ができます。
また、毎日眺めているので、できていること、停滞している仕事が一目で分かるようになります。
To Do リストは、結構マネジメントにも使えるんですよ。

ご自分の仕事チェックと部署のマネジメントに、手書きTo Do リストの活用をお薦めします。

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