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会議書類の整え方 事務仕事のコツ

2009.11.12(00:01) 186

今日の「仕事相談室」では、事務的作業のアドバイスをします。会議書類の整え方です。会議があると必ず事務局の役割をする人がいると思います。その時に会議資料、書類をどのように整えるかということがありますね。

まずはじめはステープラー(ホチキス)の止め方です。

ステープラー(ホチキス)の止め方にもルールがあります。A4用紙縦の場合、文字は横書きですよね。このケースでステープラーは、左上すみに斜め45度(こんな感じです。/ )で止めます。これは官公庁などの正式な書類での止め方です。

このように止めると紙をめくる時に左上が三角に折れて、きれいに折った紙が一番下に重ねることができます。

よく左上隅に紙の上辺と平行で(こんな感じです。- )ステープラーを止めているケースもありますが、これだときれいに折れません。上の紙を下に回した時に、きちんと重なりませんので気をつけてください。


ただし、ステープラーで止めると簡単にばらせないので、見にくいという場合もあります。そのためにクリップで止めるだけのほうが喜ばれることも多いです。

このクリップを使う時のポイントは、クリップで止めている書類が複数ある場合は、クリップ毎に止めた書類を重ねてクリアフォルダーに入れて出すことです。そうすると書類がばらばらになりにくく、きれいに書類がそろいます。

当たり前のことですが、会議書類は会議進行の順番に上から揃えましょう。ちょっとした心遣いですが、受け手にとっては当たり前だけにできていないと、「何をしているのか」と思われてしまいます。


最後に大事なことを言います。その会社の価値観に合わせるのを忘れないようにしてください。上記の方法は一般的にうまくいく方法を書いています。

中にはステープラーもクリップもクリアフォルダーも要らないという会社もあるでしょう。逆に豪華な整え方が好きな会社もあるでしょう。全て会社の価値観によって変わってきます。

書類の準備の落とし所を間違わないようにしてくださいね。

今日は以上です。

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コメント
坊主さん、コメントありがとうございます。
仕事はその人の心が現れるものですし、成果物も同じですよね。
今日のお話しが一転語になったとしたら、本当に良かったと思います。
これからもよろしくお願いします。

【2009/11/12 22:01】 | 孔明 #ltEMck66 | [edit]
当たり前の常識のようでいて、案外抜け落ちてしまいそうなテーマですね。ホチキスの止め方とか、クリップの仕方ひとつにしても、その人の心があらわれていたりして、どんな人間であるかを判断されかねない部分ですね。書類の準備ひとつにしても、本人が気づかないところで、仕事への態度が顕著にあらわれてしまう、安易にできない大切な仕事と感じました。
特に、会社の価値観に合わせるという点は、圧巻です。目が覚めるような一言でした。以前のブログでの言葉を借りるなら「一転語」とでも言うのでしょうか。
【2009/11/12 20:38】 | 坊主 #GpEwlVdw | [edit]
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