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残業を減らす方法 その3

2014.08.07(14:02) 1400

残業を減らす方法、今回が最終回です。P・F・ドラッカーは、「成果をあげる者は、仕事からスタートしない。何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする」と言っています。

ドラッカーは成果をあげるために、時間の使い方の記録を取ることを薦めています。


では、具体的な方法を説明しましょう。

メールを使って一日の行動予定と行動記録を部署間で共有します。


まず、朝に今日の行動予定を10分単位なり15分単位なりで(会社によって決定してください)策定します。それを上司を始め部署全員にメールで送信します。


今日の行動予定には、懸案になっていることや優先事項を入れておいてもよいでしょう。

予定に対し、上司あるいは部署メンバーから「こうした方がよい」ということがあれば、それを全員に返信します。

例えば、Aという得意先へ行くという予定が入っていれば、Bという得意先にも回ったらいいよだとか、優先事項はそれではなく、こっちの方だよだとか、懸案に対してはこの面から支援するよだとか、上司、先輩の目からのアドバイスを送ると、時間の使い方や仕事の仕方のレベルが上がると思います。

また、それらのアドバイスを他の人が見ると参考になりますし、教える方も勉強になります。相乗効果があるのですね。


そして、一日が終わったら、実際にはどういうことに時間を使ったかを、同じように10分単位などで記録し、それを部署全員へメールします。

そのときに本人は、自分自身で時間の使い方に改善すべき点に気づくときもありますし、無駄な時間の使い方を反省することもできます。
 
自分自身で気づけなかった場合でも、上司が「こうすればもっとよくなるよね」とアドバイスしてあげることもできます。

そうして、明日はどういう予定で行動するかを同じように策定します。これは翌日の朝でもいいですけどね。

これを毎日繰り返すと、時間の使い方が良くなるでしょうし、教える側も聞く側も学びが多くなります。


時間の使い方が良くなっていって、結果的に残業を減らすことができると思います。

< 終 >

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