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メールの整理の仕方

2018.01.24(23:55) 1958

ビジネスで、メールが頻繁に使われ出したのは、20年くらい前だと思います。

もうビジネスにすっかり定着しているメールですが、それを上手に使っている人もいれば、時間をやたら取られている人もいるでしょうね。

私はビジネスメールで重要なものは、送信するときに必ずBCCで自分宛てに送るようにしています。

これは、受信トレイでメールのやり取りを一括して見ることができるので、便利なのです。

自分が送った内容を「送信済みアイテム」と「受信トレイ」を行き来して内容を追っていくと、結構面倒だし、分かりにくいのですよね。

また、これをCCで入れてしまうと、相手からの返信が2つ来るようになるし、相手にも「この宛先は何だろう?」と混乱させることもあるので、BCCで入れるようにすると良いです。

それから、受信トレイでは、メッセージを仕訳するルールを設定しておくと良いですね。

例えば、重要な取引先が複数あるときには、その取引先のフォルダを「受信トレイ」内に作ります。そして、それに関する差出人からのメールは、自動的にその専用フォルダに入るようにメールを設定するのです。

便利な方法としては、件名に[koga] というように必ず英数半角で、カッコつきで社名を入れるようにする方法です。この文字が件名に入っていたら、このフォルダに自動で移動させるというようようにメールソフトをルール化しておきます。

例えば、
件名 [koga] 半導体の見積もりについて  

のような形で件名を書けば、どの会社の案件かが一発で分かります。そして、同時に受信トレイの中にある「その会社」のフォルダに自動で移動するのです。

これを運用するためには、社内できちんとルールを決めると良いでしょう。

の会社の案件については半角英数字の[koga] のような形で、必ず件名の前に社名を入れておくというようようにルールを決めておくのです。

そうすると、それに関するメールを社内で誰が送っても、その専用フォルダに自動で入るので整理が格段に楽になりますし、メールも見やすくなります。

メールが一杯でごちゃごちゃになっている方は、一度試してみられると良いのではないでしょうか。

古賀光昭のビジネス相談



2018年01月24日
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