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残業を減らす方法 その2

2014.08.07(00:01) 1399

残業を減らす方法の続きです。前回は上司が部下に仕事を任せ、上司は仕事のシステムの見直しに時間を使うことをアドバイスしました。

次の方法は、帰る時間(会社を閉める時間)を決め、その時間で帰ることです。


例えば、毎日8時、9時、10時、11時と残業しているとします。

そういう事業所であっても、6時に閉めてしまうのです。あるいは、7時に閉めてしまうのです。

どうねばっても、会社は閉まってしまうようにするのです。


すると、社員は帰る時間が決まっていますから、精神的に安心しますし、会社が閉まるまでに仕事を終えようと努力します。おそらく、仕事への集中力が格段に上がると思います。

当然、パソコンを家に持ち帰り、家で仕事をするというのは禁止です。会社の電話も7時以降は留守電にすることも必要でしょう。


海外との時差があって、夜も遅くまで受け付けないといけないという会社は別ですよ。そういう事業でない限り、お客様からの連絡が夜中に来るからと、事務所を遅くまで開けているのはやり過ぎでしょう。

営業時間をきちんと示したら、お客様も営業時間内に対応してくださると思います。

こちらが「夜中でもウェルカム」にしておくと、夜中が好きなお客様が夜中に連絡してくるようになるのです。「夜中でもウェルカム」を事業の差別化にしていなければ、営業時間内の対応にすればよいでしょう。 



ところで、毎日社員が夜の10時に退社していた会社が、毎日6時に帰るようになったら、業務は効率化しますけど、売上の数字は減ることもあるかと思います。

懸命に効率化しても、全く同じ売上高まではいけないケースもあるでしょう。

この場合は経営者の判断で「何を取って、何を捨てるか」になります。


検討することの一つは、継続したくない顧客からの受注を断るかどうかです。

手形の期間が長い顧客や、支払をしぶる顧客や受注頻度が低い顧客など、あまり付き合いたくない顧客というのはあると思うのですが、そうした顧客の受注を断る方法です。


そうなると、残業を減らしても受注が減るなら本末転倒ではないかという意見もあるでしょうね。

ただ、残業が減ると割増賃金が減るのです。残業が常態化している会社だと残業手当代は大きいと思います。コストが減るということは、利益が増えるので、売上高を考えるのではなく、利益で会社経営を見るということもできるのです。


また、残業が常態化していると、社員の疲労はたまりますし、精神的にも負荷がかかります。そうしたものがない健康面のプラスと安心感をコストにすると、結構プラスになる面があります。

ここは経営判断になるので、何が今最善なのかを経営者が判断し、意思決定していただければと思います。

<続く>

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残業を減らす方法 その3

2014.08.07(14:02) 1400

残業を減らす方法、今回が最終回です。P・F・ドラッカーは、「成果をあげる者は、仕事からスタートしない。何に時間がとられているかを明らかにすることからスタートする」と言っています。

ドラッカーは成果をあげるために、時間の使い方の記録を取ることを薦めています。


では、具体的な方法を説明しましょう。

メールを使って一日の行動予定と行動記録を部署間で共有します。


まず、朝に今日の行動予定を10分単位なり15分単位なりで(会社によって決定してください)策定します。それを上司を始め部署全員にメールで送信します。


今日の行動予定には、懸案になっていることや優先事項を入れておいてもよいでしょう。

予定に対し、上司あるいは部署メンバーから「こうした方がよい」ということがあれば、それを全員に返信します。

例えば、Aという得意先へ行くという予定が入っていれば、Bという得意先にも回ったらいいよだとか、優先事項はそれではなく、こっちの方だよだとか、懸案に対してはこの面から支援するよだとか、上司、先輩の目からのアドバイスを送ると、時間の使い方や仕事の仕方のレベルが上がると思います。

また、それらのアドバイスを他の人が見ると参考になりますし、教える方も勉強になります。相乗効果があるのですね。


そして、一日が終わったら、実際にはどういうことに時間を使ったかを、同じように10分単位などで記録し、それを部署全員へメールします。

そのときに本人は、自分自身で時間の使い方に改善すべき点に気づくときもありますし、無駄な時間の使い方を反省することもできます。
 
自分自身で気づけなかった場合でも、上司が「こうすればもっとよくなるよね」とアドバイスしてあげることもできます。

そうして、明日はどういう予定で行動するかを同じように策定します。これは翌日の朝でもいいですけどね。

これを毎日繰り返すと、時間の使い方が良くなるでしょうし、教える側も聞く側も学びが多くなります。


時間の使い方が良くなっていって、結果的に残業を減らすことができると思います。

< 終 >

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2014年08月07日
  1. 残業を減らす方法 その2(08/07)
  2. 残業を減らす方法 その3(08/07)