世界を変える若き企業家たちへ

上司が部下に指示をするときには、その指示の理由を”理論的に”説明すると、部下は間違いなく行動することができます。

私が若い頃、人事スタッフをしていたときのことです。

ある会社が面接会場をホテルの１室を使ってすることにしました。

面接を担当する管理職者２名と私の合計３名で対応することになりました。

面接をするホテルの客室に入るなり、部長が私に「風呂に水をためて」と言ったのです。

私は、？っとなり、行動ができませんでした。

すると部長は、「のどがカラカラに渇くから」と言うのです。

私は、それでも理由が分からず、立ち尽くしていたら、部長が風呂の栓をして、ぬるま湯を入れ出しました。

２０センチぐらいしたらお湯を止めて、風呂場のドアを開けっぱなしにしていたので、私が締めようとすると、部長が「いや、開けといて。のどが乾燥して渇くから」と言ったのです。

そこで、やっと分かりました。

ホテルではエアコンをつけているので、そこで面接をすると、のどが乾燥でカラカラになる。だから、風呂に水をためて、その水分によって湿気を作って、のどの乾燥を防ぐということでした。

私は、そんなことして効果があるのかなと思ったのですけど（笑）、風呂に水をためる理由が分かっていなかったので、うまく行動できなかったんです。

上司は指示をする理由が分かっていても、部下はその理由が分かっていないと動けない場合があります。意図が分からないと固まってしまうこともあるのですね（笑）。

部下に効率よく動いてもらおうと思うのなら、理由を簡潔に論理的に説明をしましょう。

なぜそれをするのかを説明すれば、部下が格段に動きやすくなります。

今日の日経MJに景況感が悪化しているという記事が載っていました。

暑すぎることとガソリン価格の上昇と可処分所得が増えていないことが原因で、節約志向がまた強くなっているという内容でした。

花火大会が中止になったり、お祭りが中止になったりしていますから、じわじわと景気にマイナスなことが起きていますね。

土曜日は、台風１２号が関東に近づきます。この台風は進路が不気味ですね。災害が無ければよいのですが。


話は変わりますが、メール、メッセンジャーやLINEなどで、お礼の言葉を送ることがあると思うのです。

例えば、「ありがとうございます。」みたいにですね。

メールのような簡単に文章でやり取りをするようなときほど、相手に感謝の気持ちが伝わるような工夫が必要ですよね。

電話だと、自分の「気持ちの熱」が伝わりますが、定型文のような言葉を返してしまうと、「この人は、嫌々送っているのかな」と思ったり、「ほかの人にもこの定型文で送っているのかな」と思われたりすると思うのです。


面倒かもしれませんが、ちょっと文章に気持ちを入れるようにすることが、人間関係を良くするためにとても大切だと思います。

感謝の言葉を書くときにも、どういうところが良かったのかを具体的に書くといいでしょうし、感謝の言葉もいつも同じ言葉にしない方がいいでしょうね。

これは２０代、３０代の方のような若い人ほど、このあたりは上手ですね！

スマホやPCを使ったコミュニケーションに慣れているせいか、通り一遍の文言ではなく、上手に感謝の気持ちをメールやLINEで伝えてこられますね。冷たいメッセージにならないような工夫をしておられます。

若い人の良いところを私も真似していきたいと思っています。

前回のブログでは、上司が部下にばかにされないようにするためには、的確な判断力をつけた方が良いという話をしました。

的確な判断をするには、複数の選択肢を思いつくことができ、それぞれのメリット・デメリットを書き出すことを紹介しました。

ところで、的確な判断をするためには、目的を正しく把握する必要があります。

判断を求められる場面で、どのような目的があって判断をしなければならないかを把握することです。

例えば、ある大きな投資をするかどうかの判断を求められているとしましょう。

そのときに、投資金額はいくらで、何年で投資金額を回収して、資金をどこから借り入れるかなど、判断の材料はいくつもあります。

しかし、一番肝心なのは、この投資の目的です。

なにを得るために投資をするのか、その目的に合っているのか、それらが違っていたら、それ以外のメリット・デメリットを考えても、全部が無駄になります。

判断を求められる案件の正しいゴールや目的を、間違いなく把握してください。

ここがあやふやになると、的確な判断はできません。

仕事をするときのコツは、常に「これの目的は何か」を考える習慣を持つことです。

部下を持つことになった人は、仕事ができないと舐められてしまいます。陰で、ばかにされることもあるかもしれません。

そうならないためにも、上司になった人は、「仕事ができる」ようになっておかないといけないですね。


では、仕事ができるようになるには、どうすればいいでしょうか。

それには、まず的確な判断力を身につけなければなりません。

的確な判断ができないと、部下からは「大したことのない上司だ」と思われます。


さて、的確な判断力はどうやって身に付ければよいでしょうか。

まず、判断をする場面で、いくつの案を思いつけるかがポイントです。３つ思いつけばベストですが、２つでも構いません。

判断が必要な場面で、２つ以上の案を思いつき、それぞれのメリット・デメリットを書き出します。

メリット・デメリットを書き出すときに注意することは、現段階での狭い範囲でのメリットやデメリットを考えるだけではなダメなのです。

時間と幅を持たせなければなりません。

時間とは、その判断をすることによって、明日だけではなく、１か月後、１年後、３年後どうなるのかを予測することが必要です。

つまり、判断に時間の要素を短期と中期で入れることですね。

次に、幅は、ある判断が及ぼす影響を、自分や自分の所属する部署だけではなく、その他の部署に及ぼす影響は何があるのか、お客様に対する影響はどうなるのか、ライバル企業に対する影響はどうなるのかというように、判断の影響を広く展開してみるのです。

その影響のメリット・デメリットを書き出します。

それらの作業を複数の案で検討してみるのです。


ところで、ここで書いたパターンは、メリット・デメリットを考える時間がある場合で、実務ではその場で判断しなければならない場面も多いでしょう。

そういう時には、判断を聞いてきた部下に「君が持ってきた話に、どのような方策があるかな？３つの案を出して、それぞれのメリット・デメリットを考えて持って来なさい。」と言うのです。

持ち帰る時間がなければ、その場でメリット・デメリットを出させましょう。そうしたら、上司は、あまり外れるような判断はしなくなると思います。

判断にはまだ大切なコツがあるので、それは次回に書きます。

＜続く＞

仕事をしていると壁にぶつかることがあるかと思います。

その壁がとてつもなく大きく感じて、にっちもさっちもいかないこともあるでしょう。

しかしながら、他人からその壁を見たら、大したことではないこともあるんですよ。

「えっ！なんでそんなことで悩んでいるの！？こうしたらいいじゃん！」と、解答が分かっている人からすれば、何てことがないことがあります。

特に仕事では知らないことはできませんから、その仕事の処理の仕方を知っている人に聞くのが一番早いですし、確実です。

この場合は、誰に聞けばいいかが分かることがポイントですよね。



ただし気をつけなければいけないのは、仕事では、誰がやってもできないことも時にあるんです（笑）。

誰がやってもできないことを、自分がやらなければいけないことになることがあります。

会社でいろいろな人が挑戦したけれども、誰もうまくいかなかったというようなことです。

これはつらいですよね。

こういうケースは、上司というより経営者が、「無理かもしれないけれども、これをやらないと会社の将来がないから、絶対にやってくれ！」と思っているものです。

私は経営コンサルタントなので、もしこういうことを言う社長さんがいらっしゃったら、「社長、会社の将来を一社員に託すのですか？それは社長の仕事ですよ。」と言いますけどね。でも、社員は、それを社長に言えないでしょう。

こういう場合は、ベストは尽くしてください。できる手は全部打つ。外部でも内部でも、解決策になるかもしれないことは何でも聞いておく。

そして、それらを全て記録しておいて、経営者に「どうなっている」と聞かれる前に報告するようにします。

成果が出ていないと、経営者に追い詰められて精神的にしんどくなるでしょう。でも、決して自分を追い込まないことです。

経営者にきちんと報告をしてコミュニケーションを取っていれば、「これ以上は無理かな」と経営者も判断するタイミングが来ると思います。

会社で上下関係がうまくいかなくなるのは、普段からコミュニケーションを取っていないことが大きな原因です。報連相をきちんとやっていれば、人間関係が大きくこじれることはおそらくないでしょう。


それと、仮に成果が完璧に上がっていなくても、思ったよりも人は仕事ぶりを見ているものです。

汗水たらしてベストを尽くしていると、「骨のあるやつだな」とか、「なかなかガッツがあるやつだな」とか、評価してくれることがあります。


まとめますと、仕事で壁が現れたら、壁を壊せる人、越せる人に方法を聞くことです。自分の壁は、他人からしたらなんてことがないかもしれないと思いつくことがポイントです。

そして、もし越せない壁であっても、決して手を抜かず、ベストを尽くし、上とコミュニケーションをきちんと取っておくことですね。

私の家の近所にスーパーマルエツがあります。１年か２年前か忘れましたが、セルフレジに代わりました。スキャンと会員カードを通すのは、店員さんが行います。お客さんはスキャンの後に、指定された機械でお金を払う仕組みです。

セルフレジを導入する前は、同一のグレーの色をしたかごを使っていました。ところが、セルフレジを導入してからは、スキャンが終わった後は、黄色いかごに品物を入れるようにしています。

おそらく、グレーと黄色の２種類のかごを使い分けるようになって、相当負担が増えているはずです。といいますのは、今までは前のお客さんが使ったかごを、次のお客さんがスキャンの後に使うので、かごの補充をほとんどする必要がなかったと思います。

ところが、セルフレジはレジの横にグレーのかごがたまり、黄色のかごは出ていくばかりなので、黄色のかごをどんどん補充しないと無くなります。

レジの横からグレーのかごを出し、黄色のかごを補充するのに結構作業がかかっているのではないかと推測しています。

あの黄色のかごは必要なのですかね？

私だったら、黄色のかごを使用しない方法を考えますけどね。

効率化を考えるというよりは、まずは無くしてしまえないかを考えるのがいいですね。

もし貴社のサービスや仕事の中で、社員の作業時間がかかって、ネックになっているものがありましたら、スピードアップしたいと考える前に、辞めてしまえないかを検討してみてください。

意外といいアイデアが生まれるかもしれませんよ。

もう１５年くらい前のことですけど（笑）、サラリーマン時代に内部監査や総務の他に、社長の秘書的な仕事をしていたことがあります。

その会社の社長は御活躍されていたので、頻繁に講演依頼がありました。

その時に私へ社長から指示された仕事が、「プレゼンテーション用のパワーポイントを作る」ということでした。

社長からは特に説明はなく、「呼ばれて話をするから作ってくれるかな」という感じのことだったと記憶しています。

だから、こちらで社長がお話しされたいことを推測し、かつ会社のことをどのようにアピールすれば良いかを考えて、講演用のパワーポイントを作りました。

当然、シナリオも私の方で考えて作成します。

講演の前の日に「事前に見せて」と言われて、パワーポイントで作ったプレゼン資料をお渡ししますと、一部修正を指示されましたが、それ以外はＯＫでした。

その後は、講演のたびにパワーポイントを微修正して、ブラッシュアップしていきました。

今思えば、我ながら「良くそんなことができたな」と思ってしまいます（笑）。

うまく出来た理由は、会社の強みや特徴を数字を交えてアピールしたことと、社長がお伝えしたいだろうなと思ったことをメリハリを入れて作ったことだと思います。

単なる会社説明のプレゼンテーションだと、見ている人も、話す方もつまらなく思うでしょう。

そうならないように、少しだけドラマの要素を入れたんですよね。それが良かったんだと思います。

プレゼンテーション用のパワーポイントは、ドラマ性があるといいですよね。

それと、こうした仕事のコツとしては、依頼する側、すなわち上司の考えや感情を汲み取ることが必要です。上司は、何を大事にしているのか、何を誇りに思っているのかを推測しましょう。

それを部下がきちんとつかんでいれば、部下として信頼されるでしょう。