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無駄なCCメールを受け取っていませんか?

2018.01.25(22:58) 1959

今日は千葉県柏市に最強寒波が来た日でした。お客様と打ち合わせをする日でしたから外に出ましたけど、やはり氷点下は寒かったです(笑)。

実は今も暖房のない部屋でブログを書いていますww。

私が家で仕事をするときにはいつも冷暖房のない部屋で仕事をしているのですが、今日はさすがに寒いので、家の中でダウンジャケットを着て(笑)、マフラーをし(笑)、足にはブランケットをかけ、スリッパを履いて、パソコンに向かっています(笑)。

ところで、昨日メールのことを書きました。

今日はその続きを書きたいと思います。

会社組織の上司は、部下のメールをすべてCCに入れるように指示している人もいるでしょう。

上司の理屈からは、部下が最初からどのようなやり取りをしているか気になるし、把握しておきたいというのもあるでしょう。

部下の側の理屈からは、上司にCCで入れているのだから、何かあったらフォローしてくれるだろうし、場合によっては責任も取ってくれるだろうというのもあると思います。

上司、部下それぞれの思惑もあって、会社のCCはやたら増えると思うのですね。

たぶん、こんなことをしている上司はほとんどの時間をパソコンの前でメールを見て、メールを送って一日のほとんどの時間を使っているのではないでしょうか?

でも、どうなんでしょう?

すべてのやり取りをCCで見る時間は、別のことに使ったほうがよろしいのでしょうか?

肝心なことだけを報告してもらうようにしておいたら、CCメールを見る必要はありませんよね。

ちょっと一言直接言えば良いことも、メールで数分使って連絡する人もいますけど、ケースバイケースで、不要なメールは打たないようにしないと、メールをうつ人の時間も、受ける人の時間も無駄です。

現状のメールにおいて、無駄なCCはないのか、本来すべき仕事をしないでメールとにらめっこしている上司になっていないかを振り返ると良いですね。





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メールの整理の仕方

2018.01.24(23:55) 1958

ビジネスで、メールが頻繁に使われ出したのは、20年くらい前だと思います。

もうビジネスにすっかり定着しているメールですが、それを上手に使っている人もいれば、時間をやたら取られている人もいるでしょうね。

私はビジネスメールで重要なものは、送信するときに必ずBCCで自分宛てに送るようにしています。

これは、受信トレイでメールのやり取りを一括して見ることができるので、便利なのです。

自分が送った内容を「送信済みアイテム」と「受信トレイ」を行き来して内容を追っていくと、結構面倒だし、分かりにくいのですよね。

また、これをCCで入れてしまうと、相手からの返信が2つ来るようになるし、相手にも「この宛先は何だろう?」と混乱させることもあるので、BCCで入れるようにすると良いです。

それから、受信トレイでは、メッセージを仕訳するルールを設定しておくと良いですね。

例えば、重要な取引先が複数あるときには、その取引先のフォルダを「受信トレイ」内に作ります。そして、それに関する差出人からのメールは、自動的にその専用フォルダに入るようにメールを設定するのです。

便利な方法としては、件名に[koga] というように必ず英数半角で、カッコつきで社名を入れるようにする方法です。この文字が件名に入っていたら、このフォルダに自動で移動させるというようようにメールソフトをルール化しておきます。

例えば、
件名 [koga] 半導体の見積もりについて  

のような形で件名を書けば、どの会社の案件かが一発で分かります。そして、同時に受信トレイの中にある「その会社」のフォルダに自動で移動するのです。

これを運用するためには、社内できちんとルールを決めると良いでしょう。

の会社の案件については半角英数字の[koga] のような形で、必ず件名の前に社名を入れておくというようようにルールを決めておくのです。

そうすると、それに関するメールを社内で誰が送っても、その専用フォルダに自動で入るので整理が格段に楽になりますし、メールも見やすくなります。

メールが一杯でごちゃごちゃになっている方は、一度試してみられると良いのではないでしょうか。




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労働者の6割が仕事で強いストレス。その解決方法は?

2017.09.12(13:45) 1870

9月8日金曜日の日経新聞に、厚労省の調査で、「労働者の6割が仕事で強いストレスを抱えている」という記事がありました。

仕事で強いストレスが6割

ストレスの原因を聞くと、54%が「仕事の質、量」、39%が「仕事の失敗、責任の発生」となっていました。

厚労省は小規模企業を中心にメンタルヘルスに取り組んでいくようですが、原因が「仕事の質と量」なので、メンタルヘルス対策だけでは解決しない問題ですよね。

なぜなら、カウンセリングを受けて、気持ちが少し楽になったとしても、仕事の質も量も変わらないからです。

今は人手不足ですから、トップマネジメントが行わなければならないことは、「我々の事業は何をすべきか」を明確にし、やる必要のない仕事を1日も早くやめることです。

「やる必要のない仕事なんかやっている会社はあるのか?」と思われるかもしれません。

しかし、「今までずっとやっているから。」とか、「今さらやめられないから。」とか、惰性でやっている仕事や作業はきっとあります。

人の確保が難しい企業は、顧客を見直した方がよいでしょう。

支払サイトがやたらと長い得意先や、利益率が悪い得意先は一度検証して、場合によってはお断りする判断も必要です。


「仕事の質」に関しては、部下をサポートできる上司がいないことを表しているのでしょう。

例えば、「上司が突然退職した」とか、「突然病気になって休んでしまった」とか、「上司自身が忙しくて部下をフォローする余裕がない」とかです。

これも上記の撤退戦略を使って仕事の量を減らせば、カバーできる部分はあります。ただし、仕事の量が減っても、知識がない仕事はできませんから、分かる人が体系的に教えてあげる必要があります。

「この仕事をするために必要な知識は、これとこれ」、みたいに分かる人が時間を作って教えてあげなければなりません。

もし誰も分かる人がいないというケースでしたら、その仕事からは撤退するべきでしょうね。


ストレスの対策といっても心の面だけではなく、現実の仕事を見直すことがないと問題解決にはならないと思いましたので、いくつかポイントを書いてみました。参考になれば幸いです。



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環境整備とは その3

2017.03.27(17:43) 1794

環境整備の説明として、礼儀・規律・清潔・整頓までお話をしました。残りは、衛生及び安全です。衛生及び安全は、先の4つが守られれば、自然とできますので、あまり強調する必要はありません。

ただし、食品を扱う会社ですと、衛生に気をつけなければなりませんし、メーカーでしたら安全にも気を配らなければなりません。そのあたりは臨機応変にしていただければよろしいかと思います。基本は、礼儀・規律・清潔・整頓をきちんと実施することによって、衛生・安全が自然にできるようになることです。

さて、個々の説明に入ります。衛生とは、健康を守ることです。環境整備においては、不衛生な箇所を無くすことだと考えてください。手洗い、うがいの慣行や、喫煙に関しての分煙などにも注意しましょう。

安全は、危険な行動をしないこと、危険な箇所を無くすことです。安全靴やヘルメットの着用が決められていたら、きちんと着用することが大切です。また、頭を打つような何か出っ張りがあるようでしたら、カバーをして「危険!」と表示して、注意を喚起してください。

車を使用する会社でしたら、道路交通法を守ることは当然ですが、車を発進するときや、駐車するときに急な動きをしないで、安全を確かめて動かすようにすると良いでしょう。スマホを見ながらの運転は厳禁ですね。

以上、環境整備について述べてきました。最後に環境整備の視点について説明をします。特に小売店や飲食店向けの話になります。

環境整備は、二つの視点があります。一つは御客様の視点。もう一つは従業員の視点です。

御客様の視点とは、「明日もこのお店に来たいと思ってもらえるようなお店になっているかどうか」という視点です。すなわち、御客様から見て、気持ちよいお店(環境)を提供できているかどうかを考えるということですね。これができていると思えるように環境整備を進めてください。

もう一つの視点は、従業員の視点です。これは、従業員が成果を上げられる環境になっているかどうかという視点です。従業員が成果を上がられる環境とは、「御客様に喜んでいただけるような仕事ができる環境」という意味です。従業員が気持ちよく働けるだけではなく、御客様が喜んでいただけるサービスが提供できるような環境になっているかどうかを見なければなりません。

環境整備を行うときには、こうした視点を考えながら、進めて行くことが大切です。

環境整備については、今回で終了します。ありがとうございました。

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環境整備とは その2

2017.03.24(23:32) 1792

前々回のブログの続きで、環境整備について述べていきます。環境整備では、6つの項目があります。

一つは、礼儀です。これは、清潔な服装で身だしなみを整えることです。環境整備は形から整えることを基本としますから、服装から整えましょう。制服や作業着があるなら、常に清潔にして、ボタンを留めて正しく着てください。意外とそのままになっているのが、帽子ですね。帽子が汚れたままのものをかぶっている人が多いので、洗濯をきちんとした方が良いです。スーツを着用する会社なら、ワイシャツを清潔にして、他の人に不快感を与えないような服装をこことがけることですね。

そして、礼儀の中心になるのは、「あいさつ」です。あいさつは、御客様へのあいさつと、社内のあいさつの二つがあります。サラリーマン時代の経験ですが、きちんとあいさつができる人は、少ないですね。廊下などで、すれ違うときに会釈をしてはっきりとした声で「お疲れ様です。」と言える人は少なかったですよね。相手の人が爽やかな気持ちになるようなあいさつができると良いですよね!

次は、規律です。規律とは、約束を守ること、決められたルールを守ることです。あるいは、上司に指示されたことを実行することも当てはまります。

三つ目は、清潔です。まぁ、これが環境整備の肝でしょう。床は、ゴミ一つないようにピカピカに清掃します。綺麗さの目標は、寝転がっても服が汚れないレベルです(笑)。トイレでしたら、床でも便器でも、素手で誰が触っても平気なレベルです。窓ガラスは、文字通り素通しです。

そして、清掃ができていない会社の特徴として、掃除道具が汚れているか、古いものを使っているケースが多いです。清掃用具を買うことを惜しまず、古くなったら新しいものに買い替えてくださいね。

次は、整頓です。整頓は、いらないものを捨てることと、モノの置き場所を決めて、表示することがポイントです。机や椅子の頭揃え、直線を守ります。モノを置くときにもズレないようにして、きちんとそろえることを心がけてください。

長くなりましたので、続きは次回に。

<続く>

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環境整備とは その1

2017.03.21(23:17) 1790

今回は環境整備について説明します。環境整備は、一倉定さんが提唱して有名なものですが、最近では一倉定さんの影響を受けた株式会社武蔵野の小山昇さんが環境整備の大切さを推奨していますね。

環境整備は、一倉定さんの説明では「規律、清潔、整頓、衛生、安全」の5つとなっていますが、これに「礼儀」も加えるといいでしょう。

環境整備とは、「仕事をしやすい環境を整えて備える」というものです。言葉を替えると、「形を整えて、心を整える」となります。ここからは一倉定さんの考え方ではなく、古賀が追加した古賀オリジナルだと思って読んでください。

人は見るもの、聞くもの、行動所作に影響を受けます。

汚いものをずっと見ていますと、それが当たり前になってきて、心のレベルが汚いものと同じレベルになってくるのです。音も影響を受けます。食器がガチャガチャと音を立てていて、気持ちがいいでしょうか?嫌ですよね。でも、ガチャガチャするのが当たり前の人だと気にならなくなります。心がガチャガチャに合ってしまっているのです。

それから行動所作です。ものを丁寧に扱うには、心に丁寧な心が必要です。姿勢を正しくして歩こうとしたら、心を正さないと綺麗な姿勢で歩けません。きりっとしていたら、気持ちもきりっとしますし、行動をダラダラしていたら、気持ちもダラダラします。

このように人は見るもの、聞くもの、行動所作に影響を受け、それらと同じような心、同じレベルの精神状態になってしまうのです。

それゆえに、職場環境で「見るもの、聞くもの、行動所作」を整え、高めていくことによって、社員の精神面の向上を図るのが環境整備なのです。

<続く>

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研修担当者の役割

2016.10.14(23:09) 1639

昨日の続きです。研修がうまくいかない原因を述べましたが、研修を有意義にするのに重要な役割を持つのが企業内の研修担当者です。

研修担当者は、普段から社員のインタビューをして社員の課題をつかんでおかなければなりません。

そして経営者からは、社員にどのような社員になってほしいのか、どのようなスキルを身につけてほしいのかを具体的に聞いておくことです。

さて、次が最も大切なことなのですが、社員のキャリアの中で今回の研修がどういった位置づけなのかを社員に伝えることです。

なぜこのような能力やスキルを身につけてほしいのかを、社員個人のキャリア全体の中での位置づけを教えながら、研修の理由を述べるのです。

そうなると、社員は自分のキャリアを考慮に入れた上で研修プログラムが作られていることがわかり、納得するのです。

また上司にも、部下はこういったキャリアを積んでいく中で、こうした能力やスキルを身につけてほしいから、この研修を選んだんだと伝えます。

説明が遅れましたが、各人のキャリアプランは、会社の目標(経営者が期待する社員像)と一致させたもので作っておくことが必要です。

以上をまとめますと、研修担当者は日頃から経営者及び現場のニーズを把握し、社員のキャリアプランを作っておく。

そして、そのキャリアプランの、どのあたりにその社員がいて、どのようなスキルや能力を身につけなければならないかを受講者やその上司に説明した上で研修に参加させる。

きちんと研修について、論理的な説明をできることが、研修を受ける人のモチベーションのポイントになってきます。

何か参考になれば幸いです。
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仕事の悩み解決
  1. 無駄なCCメールを受け取っていませんか?(01/25)
  2. メールの整理の仕方(01/24)
  3. 労働者の6割が仕事で強いストレス。その解決方法は?(09/12)
  4. 環境整備とは その3(03/27)
  5. 環境整備とは その2(03/24)
  6. 環境整備とは その1(03/21)
  7. 研修担当者の役割(10/14)
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